🚨 TỪ 10/9/2026: KHÔNG ĐĂNG KÝ, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG CÓ THỂ BỊ PHẠT ĐẾN 40 TRIỆU ĐỒNG
Từ ngày 10/9/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, bổ sung quy định xử phạt đối với người sử dụng lao động (NSDLĐ) không thực hiện đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi thực hiện hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH). Đây là quy định mà NSDLĐ – từ doanh nghiệp, hộ kinh doanh đến cá nhân có thuê lao động – cần nắm rõ để tránh bị xử phạt oan chỉ vì một khâu hồ sơ tưởng chừng đơn giản.
Luật Việc làm 2025, Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 318/2025/NĐ-CP đã chính thức đặt ra nghĩa vụ đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động như một thủ tục được thực hiện đồng thời với việc đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH. Để bảo đảm quy định này được thực thi trên thực tế, Nghị định 283/2026/NĐ-CP đã bổ sung chế tài xử phạt tương ứng tại Điều 12, có hiệu lực từ 10/9/2026. Nói cách khác, quy định này là bước hoàn thiện cơ chế bảo đảm thi hành cho nghĩa vụ đã được quy định tại Nghị định 318/2025/NĐ-CP, chứ không phải đặt ra một nghĩa vụ hoàn toàn mới cho NSDLĐ.
ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG LÀ GÌ?
Đăng ký lao động về cơ bản là thủ tục yêu cầu người lao động và người sử dụng lao động kê khai, cập nhật các thông tin về người lao động để đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia. Thông tin này được sử dụng nhằm hỗ trợ Nhà nước trong công tác quản lý nguồn lao động, hỗ trợ xây dựng và hoạch định các chính sách về việc làm và đồng thời tạo thuận lợi cho người lao động trong tiếp cận và thụ hưởng các chính sách về hỗ trợ tạo việc làm.
Nghĩa vụ đăng ký lao động thường phát sinh khi người lao động được tuyển dụng, thay đổi hay chấm dứt quan hệ lao động. Tuy nhiên, tùy từng trường hợp và đặc thù của người lao động, pháp luật sẽ xác định người lao động hoặc người sử dụng lao động là chủ thể có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký lao động.
💥VẬY KHI NÀO NSDLĐ PHẢI ĐĂNG KÝ, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG?
Nghị định 318/2025/NĐ-CP quy định NSDLĐ phải thực hiện đăng ký lao động khi tuyển dụng người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.
*Lưu ý:
Trường hợp người lao động là người đang CÓ VIỆC LÀM nhưng không thuộc KHÔNG THUỘC đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì trách nhiệm đăng ký lao động thuộc về chính người lao động (Theo hướng dẫn tại Mục 3 Phần II Phụ lục Quyết định 645/QĐ-BNV Quyết định về việc Công bố Thủ tục hành chính mới ban hành tại Nghị định 318/2025/NĐ-CP Quy định chi tiết một số Điều của Luật việc làm về việc đăng ký lao động và hệ thống thông tin thị trường lao động lĩnh vực việc làm thuộc phạm vi chức năng quản lý Nhà nước của Bộ Nội Vụ.
Bên cạnh đó, cũng cần lưu ý là việc đăng ký lao động không chỉ đặt ra đối với người lao động mới được tuyển dụng, mà NSDLĐ còn phải có nghĩa vụ đăng ký điều chỉnh thông tin trong suốt quá trình người lao động làm việc nếu phát sinh thay đổi về thông tin.
Theo Nghị định 318/2025/NĐ-CP, NSDLĐ phải thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký lao động khi có một hoặc nhiều thông tin trong các thay đổi sau:
Thay đổi về thông tin về chức vụ, chức danh nghề, nghề nghiệp, loại hợp đồng, địa điểm làm việc.
Thay đổi về thông tin về người sử dụng lao động, gồm: tên người sử dụng lao động; mã số; loại hình; địa chỉ trụ sở chính; ngành kinh tế.
Về thời điểm thực hiện: Người sử dụng lao động thực hiện đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đồng thời với thủ tục đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH cho người lao động. Cụ thể, đăng ký lao động được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Trường hợp điều chỉnh thông tin, thời hạn là 30 ngày kể từ ngày thông tin của người lao động có thay đổi.
* Lưu ý:
Đối với việc thay đổi một hay nhiều thông tin trong các thông tin sau thì việc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động sẽ do người lao động tự thực hiện thông qua Sàn giao dịch việc làm quốc gia hoặc trên VNeID từ ngày 01/01/2027:
Thông tin về thay đổi tình trạng từ người có việc làm sang người thất nghiệp;
Thay đổi từ đang có việc làm hoặc thất nghiệp sang không tham gia hoạt động kinh tế (không có khả năng hoặc không có nhu cầu làm việc).
QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG
Đối với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, việc đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1 – Người lao động cung cấp thông tin
Người lao động cung cấp các thông tin cần thiết cho người sử dụng lao động theo Tờ khai đăng ký tham gia BHXH và chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.
Bước 2 – NSDLĐ thực hiện đăng ký/điều chỉnh
NSDLĐ đăng ký thông tin lao động hoặc điều chỉnh thông tin đã đăng ký đồng thời với việc nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH theo quy định.
Bước 3 – Cơ quan BHXH tiếp nhận và xử lý
Cơ quan giải quyết: Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Sau khi tiếp nhận và xử lý hồ sơ, thông tin đăng ký hoặc thông tin điều chỉnh của người lao động được đồng bộ, chia sẻ với cơ sở dữ liệu về người lao động.
⏱️ Thời hạn giải quyết: 05 ngày làm việc
MỨC XỬ PHẠT ĐỐI VỚI HÀNH VI KHÔNG THỰC HIỆN ĐĂNG KÝ, ĐIỀU CHỈNH THÔNG TIN ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG.
Theo Điều 12 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, NSDLĐ không thực hiện đăng ký hoặc điều chỉnh thông tin đăng ký lao động cho người lao động khi nộp hồ sơ đăng ký, điều chỉnh thông tin tham gia BHXH sẽ bị phạt theo số lượng người lao động vi phạm:
Từ 01 – 50 người: phạt từ 05 – 10 triệu đồng;
Từ 51 – 100 người: phạt từ 10 – 15 triệu đồng;
Từ 101 người trở lên: phạt từ 15 – 20 triệu đồng.
Tuy nhiên cần lưu ý, đây là mức phạt áp dụng đối với cá nhân, hộ kinh doanh. Theo nguyên tắc chung tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt cá nhân cho cùng hành vi (trừ một số Điều được liệt kê loại trừ riêng). Do đó, nếu NSDLĐ là doanh nghiệp (tổ chức), mức phạt thực tế có thể lên đến:
Từ 01 – 50 người: 10 – 20 triệu đồng;
Từ 51 – 100 người: 20 – 30 triệu đồng;
Từ 101 người trở lên: 20 – 40 triệu đồng.
Ngoài phạt tiền, NSDLĐ vi phạm còn bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc phải thực hiện việc đăng ký, điều chỉnh thông tin đăng ký lao động đã bị bỏ sót.
Bên cạnh NSDLĐ, người lao động cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin
Nghị định 283/2026/NĐ-CP không chỉ quy định trách nhiệm xử phạt đối với người sử dụng lao động. Trường hợp người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc không cung cấp thông tin hoặc cung cấp không đầy đủ, không chính xác thông tin làm căn cứ đăng ký lao động, người lao động có thể bị phạt từ 01 – 02 triệu đồng.
Điều này cho thấy việc đăng ký lao động được thiết kế theo hướng cả người lao động và người sử dụng lao động cùng có trách nhiệm cung cấp thông tin để hệ thống dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác.
DOANH NGHIỆP NÊN RÀ SOÁT GÌ TRƯỚC KHI QUY ĐỊNH MỚI CÓ HIỆU LỰC?
Thay vì chờ đến khi bị kiểm tra, doanh nghiệp có thể chủ động kiểm tra: Danh sách người lao động → tình trạng tham gia BHXH → thông tin đăng ký lao động → các thay đổi về thông tin của người lao động → cập nhật hồ sơ.
Đặc biệt, đối với doanh nghiệp có nhiều lao động hoặc thường xuyên biến động nhân sự, việc rà soát càng cần được thực hiện thường xuyên để hạn chế tình trạng thông tin trên hồ sơ lao động và dữ liệu đăng ký không còn phù hợp.
📩 Nếu doanh nghiệp chưa chắc chắn quy trình nội bộ hiện tại đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu mới hay chưa, hoặc muốn được rà soát, tư vấn cụ thể theo tình huống thực tế của mình, đừng ngần ngại liên hệ 1LAW để được hỗ trợ kịp thời.
